10 dicas para melhorar a produtividade

Apesar de todos os aparatos tecnológicos que deveriam, supostamente, otimizar o tempo, continuamos ouvindo as mesmas reclamações sobre a falta de tempo para realizar todas as tarefas cotidianas, principalmente as pessoais.

Os pesquisadores norte americanos Valerie A. Ramey e Neville Francis atribuem essa "falta de tempo" a três fatores:

1. O tempo que as pessoas dedicam aos estudos e ao auto desenvolvimento;
2. As demandas provenientes dos trabalhos domésticos;
3. O deslocamento do trabalho para a casa e vice-versa.

Tais fatores fazem com que os funcionários da empresa se sintam menos produtivos e portanto, menos motivados a exercerem um trabalho melhor. Essa falta de motivação se deve à sensação de tarefas inacabadas ou atrasadas, o que cria a impressão de improdutividade.

No entanto, existem maneiras simples no cotidiano que podem ajudar a otimizar o tempo e, portanto, aumentar a produtividade e a motivação.

10 maneiras de melhorar sua produtividade profissional

1. Entenda a real importância de seu trabalho

Gutemberg cita uma pesquisa realizada por norte-americanos que mostra claramente como a maioria dos profissionais desconhece a importância do trabalho que realiza. De acordo com esse estudo, 56% dos trabalhadores não entendem claramente os principais objetivos da empresa, 73% não pensam que esses objetivos possam ser traduzidos em trabalhos específicos que eles executam e 70% não planejam rotineiramente como apoiar os objetivos e tarefas em seus grupos de trabalho.

Quando não compreendemos os objetivos da companhia nem como ajudar a atingi-los, podemos perder tempo com tarefas desnecessárias ou menos importantes, gerando retrabalhos e, até mesmo, insatisfação, o que, certamente, afeta nossa produtividade. Para evitar que isso aconteça, reflita sobre seu papel dentro da empresa na qual trabalha e, se achar necessário, esclareça com seu chefe quais são suas prioridades de acordo com as expectativas da organização. A partir disso, será mais fácil priorizar suas atividades profissionais e manter sua disposição para trabalhar – próximo item fundamental à produtividade.

2. Mantenha-se motivado

É importante renovar, diariamente, a energia empenhada para atingir os resultados. O primeiro passo é perceber a importância de cada atividade que desenvolve para você e a empresa conquistarem as metas almejadas. Depois, é fundamental compreender que sempre haverá dificuldades e obstáculos e que você precisará passar por eles. Também existirão dias em que será mais difícil suportar as pressões e problemas, porém vale a pena lembrar que, por pior que seja a situação, as coisas sempre se resolvem e voltam ao normal.
Outro ponto importante para nos mantermos motivados é entender que nossa rotina diária exige, muitas vezes, a realização de tarefas das quais não gostamos, mas que são necessárias. Nessas ocasiões, lembre-se de seus objetivos maiores e da importância dessas atividades para alcançar o que deseja. Também procure intercalar as tarefas mais prazerosas com as que você tem menor afinidade, tentando encontrar pontos positivos nelas.

3. Planeje-se de acordo com seu ritmo

Dedique parte de seu tempo para planejar como usá-lo de forma mais produtiva. Muitos especialistas recomendam listar as tarefas diárias de acordo com a prioridade e urgência de cada uma, dividindo-as, por exemplo, em tipo A (importantes e urgentes), B (importantes ou urgentes) e C (atividades que não são importantes nem urgentes).

Muita gente até faz essa diferenciação, mas continua improdutiva – e isso geralmente acontece porque as pessoas se esquecem de levar em consideração seu ritmo diário de trabalho. No livro Como administrar o tempo, da Publifolha, Tim Hindle recomenda que, antes de se programar, deve-se descobrir quais são os momentos de maior e menor produtividade para que se possa planejar as atividades de acordo com o ritmo individual, sempre que possível. Para saber em quais horários é mais produtivo, faça um quadro, crie “notas” entre 5 e -5 para avaliar seu desempenho (o zero representa um nível médio) e represente-as em um. Una as marcas com uma linha para definir seu ciclo de energia.

Como na figura, ao distribuir suas tarefas ao longo do dia, deixe as mais importantes para os momentos em que sua energia física e mental estiver em alta. Já as atividades do tipo C podem ficar para os horários em que ela for mais baixa, e lembre-se de não determinar seu ritmo de trabalho de forma aleatória. Preste atenção durante alguns dias e anote como é seu ritmo para realmente saber quando é mais ou menos produtivo.

4. Gerencie os imprevistos

Em seu livro Superdicas para administrar o tempo e aproveitar melhor a vida, Dulce Magalhães afirma que um erro muito comum ao planejar as tarefas é não deixar um espaço reservado para os imprevistos. “Já sabemos que eles ocorrerão, mas não consideramos, por exemplo, o trânsito, o atraso do filho, a reunião extra no trabalho, e aí nossa agenda apertada e cheia vai por água abaixo”, explica.

A autora sugere que você aprenda a contar com os imprevistos e sempre deixar 25% de seu dia não planejado: “Não se preocupe, nas primeiras vezes, em acertar ou melhorar, mas em diagnosticar”. Ela explica que o ideal é ir detectando, aos poucos, se o tempo reservado está sendo adequado ou não para os imprevistos e fazer as alterações necessárias.

5. Use ferramentas de acordo com seu estilo

Não é novidade para ninguém que agendas, cadernos, computadores de mão ou softwares são fundamentais para melhorar a produtividade. No entanto, muitas pessoas ainda são resistentes em usar essas ferramentas. Normalmente, isso acontece porque erram ao escolher a mais adequada.

Christian Barbosa relata no livro Você, dona do seu tempo alguns dos principais erros cometidos na escolha e uso de uma ferramenta de gerenciamento de tempo:

Ela não servia ao estilo ou não era adequada à pessoa.
O indivíduo não investiu tempo suficiente no aprendizado e utilização dos recursos, por isso não entendeu como funcionava.
Ela não centralizava em um único ponto todas as atividades, o que obrigou a pessoa a recorrer a outras ferramentas.
Era complexa demais e não se harmonizava com o estilo pessoal.
Não era portátil, o que impedia a pessoa de tê-la sempre junto de si.
Então, se ainda não usa uma ferramenta, dedique um tempo para escolhê-la. E, se já tem, reveja-a a fim de saber se ela é adequada ao seu perfil. De acordo com Christian, há o estilo sensorial, que atua melhor quando anota suas atividades, pois prefere tocar em papel e agenda a visualizar seus compromissos na tela. Em geral, pessoas assim não têm muita afinidade com novas tecnologias e seus processos criativos funcionam melhor quando escrevem. Já o estilo high-tech adora tecnologia, gosta de novidades e se perde quando está entre muitos papéis soltos, além disso, prefere pesquisar no computador a folhear agendas ou cadernos. Também existe o estilo misto, que alia as características do sensorial e high-tech. Pessoas com esse perfil gostam, por exemplo, de registrar contatos no computador para facilitar a busca, mas preferem fazer anotações de pautas e ideias em cadernos.

Descubra seu perfil e escolha a melhor ferramenta para criar sua agenda pessoal diária de trabalho. Lembre-se de segui-la com empenho e determinação, cumprindo tudo o que estabelecer.

6. Mantenhas suas coisas organizadas

O aproveitamento do tempo está diretamente relacionado à maneira como organizamos tudo o que utilizamos. Se não tivermos uma forma adequada de guardar os arquivos no computador, certamente perderemos muito tempo procurando um documento. Da mesma forma, caso nossa mesa ou pasta de trabalho estiver bagunçada, gastaremos horas para achar algo.

Então, organize-se! “Para isso, a dica é deixar à mão aquilo que você usa com mais frequência. Na mesa de trabalho, mantenha o que estiver fazendo no momento. Defina a disposição pelo uso: o que mais utiliza deve estar próximo e o que usa menos pode estar mais distante”, explica Dulce. Além disso, ver seus pertences organizados também dá uma sensação maior de alívio e disposição para sua produtividade.

7. Evite interrupções

Qualquer coisa que tire a atenção e o foco do que precisa ser feito, segundo Christian, pode ser considerada interrupção. “Nessa lista, entram celular, e-mails, internet, colegas de trabalho, chefe, amigos e até a família”, afirma. Para não perder seu tempo, evite interrupções seguindo estas dicas:

Aprenda a dizer “não” sempre que necessário – Não seja indelicado. Diga de forma educada que naquele momento não é possível parar o que está fazendo, mas que poderá fazer isso em outro horário, por exemplo.
Avise que não pode ser interrompido – Em determinada hora do dia ou desenvolvimento de uma atividade específica, avise as pessoas com as quais trabalha de que precisa de foco, por isso não poderá sofrer interrupção alguma.
Defina quando pode ser interrompido – Tenha uma lista mental de pessoas que podem, a qualquer momento, pedir sua atenção, como o chefe ou um cliente específico. Assim, será mais fácil filtrar as interrupções.

8. Preze a objetividade

Tempo é um recurso escasso para você, e, com certeza, para a maioria daqueles com quem trabalha. Portanto, procure sempre respeitar o tempo dos outros e, certamente, ajudará a criar uma cultura para que eles também respeitem o seu.

Evite interromper as pessoas quando elas parecerem muito concentradas. Se tiver urgência para falar com alguém, explique sua necessidade e pergunte qual é o melhor horário para conversarem. Se possível, marque reuniões com antecedência e procure ser objetivo tanto nelas como nos e-mails, relatórios, conversas e telefonemas. Pense sempre nas informações importantes para tratar, foque seu discurso nisso e evite enviar e-mails e relatórios desnecessários.

9. Cuide de sua saúde

A maneira como cuidamos da saúde pode interferir diretamente em nossa produtividade. Afinal, não é fácil trabalhar sentindo dor, após uma noite mal dormida ou sem se alimentar adequadamente. Portanto, o que muitas vezes parece atrapalhar nosso planejamento, como ir ao médico, fazer refeições com qualidade, etc., na verdade, pode nos ajudar a produzir mais e melhor.

Então, marque agora mesmo aquela consulta que está adiando, pois, certamente, essas duas ou três horas que investirá cuidando de sua saúde se refletirão em bem-estar e, consequentemente, no desenvolvimento de suas tarefas. Também procure manter uma alimentação saudável, pois, muitas vezes, as pessoas deixam de almoçar para ganhar uma hora a mais, tempo que gastam no almoço, sem perceber que perdem mais tempo “beliscando” algum alimento em diversos momentos do dia e, até mesmo, precisando ir ao médico posteriormente em função de uma alimentação incorreta.

10. Aproveite o tempo livre
Gutemberg explica que profissionais não muito produtivos costumam respirar angústia não apenas no ambiente de trabalho como também no familiar: “Estão sempre sobrecarregados com coisas que não conseguem realizar, o que deteriora sua qualidade de vida, imagem e carreira”. Procure evitar isso melhorando sua produtividade profissional com todas as dicas citadas e outras que você já conhece ou utiliza.

E, quando não estiver trabalhando, aproveite da melhor maneira possível seu tempo livre. “A administração eficiente do tempo envolve mais que a organização de suas atribuições. Se não fizer intervalos regulares para ‘recarregar as baterias’, o cansaço será inevitável”, avisa Tim. Conviva com seus familiares e amigos, pratique esportes, viaje, leia ou simplesmente fique sem fazer nada, apenas descansando, mas realize atividades que renovem seu ânimo, ajudem a melhorar seu bem-estar e o façam se sentir feliz. Com certeza, isso ajudará você a melhorar sua produtividade profissional, o que refletirá positivamente em sua vida pessoal e vice-versa!