O líder motivador

O artigo abaixo, de Sérgio D. Nievola*, discorre sobre o artifício principal que líderes devem usar para motivar e engajar seus colaboradores: o reconhecimento sincero. Mais do que diversos fatores, como aumento de salário, o reconhecimento constante pela competência é capaz de proporcionar o perene engajamento dos funcionários.
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A maior habilidade de qualquer grande líder é saber despertar a motivação que existe dentro das pessoas. Mas como ele faz isso? Existe muita discussão a respeito de quais são os verdadeiros fatores motivacionais - dinheiro, plano de carreira, ambiente criativo e estimulante -, sem contar as várias teorias acadêmicas como, por exemplo, Maslow.

E aqui podemos entrar em um campo farto para discussões e especulações. Muitos defendem que o dinheiro motiva, que só o ambiente criativo e com possibilidade de uma carreira de sucesso pode motivar ou que é necessária a junção de vários fatores para provocar a motivação no indivíduo.

Porém, sem entrar nestas questões, temos que saber como o líder pode, independente de outros fatores, infundir em seus colaboradores um espírito mais participativo. O verdadeiro líder está além das discussões. Ele pode ter aprendido com Maslow a teoria hierarquia das necessidades, com Alderfer a teoria ERG, com Herzberg a teoria dos Dois Fatores, mas ele sabe - talvez através de alguém menos acadêmico, como Dale Carnegie - que as pessoas têm um sentimento que se sobressai a todos os outros: o desejo de ser sinceramente apreciado!

E ele usa esse desejo! Mas não de maneira egoísta, não manipulando os funcionários para seus próprios interesses, pois assim não seria um líder e sim mais um controlador, um antiético que se aproveita do conhecimento dos sentimentos alheios para seu próprio bem e, no final, os funcionários descobririam com quem estão trabalhando e a situação no ambiente de trabalho seria insustentável. O líder usa esse desejo para o bem do próprio indivíduo, para buscar no íntimo dos seus subordinados a motivação necessária à realização eficaz e eficiente dos trabalhos necessários.
Como assim, "buscar no íntimo"?

Existem muitas teorias sobre motivação, mas a maioria delas chegou a um consenso: a motivação é algo intrínseco, que não pode ser dado por alguém. O que se pode, sim, é criar um ambiente que facilite a exteriorização da motivação inerente ao indivíduo. E como ele busca no íntimo de seus subordinados a motivação?

RECONHECIMENTO
Somente isso? Somente isso.

Mas o reconhecimento do líder não é só aquela tapinha nas costas e "parabéns, bom trabalho!". É muito mais que isso. Reconhecimento - na língua dos líderes - significa uma autêntica demonstração de agradecimento, às vezes verbal (publicamente), às vezes através de anotações em ficha funcional, às vezes com a foto na parede como "funcionário do mês", mas sempre acompanhada de novas responsabilidades, maior autonomia e, conseqüentemente, maior gratificação salarial.

Então é isso! Salário é que motiva!

NÃO!

Se olharmos - agora sim - as experiências acadêmicas sobre motivação, veremos que sempre que os colaboradores recebem aumento salarial, o grau de satisfação e o moral até melhoram por um certo tempo, mas logo voltam ao patamar anterior, principalmente quando o aumento é para um grupo de funcionários de maneira homogênea (como os reajustes a que estão acostumados os servidores públicos de modo geral).

Ou seja, salário, isoladamente, agrada temporariamente! Mas, NÃO motiva! O que motiva, o que atinge o funcionário no que lhe é mais valioso, é o reconhecimento de seus pares e de seus superiores, e reconhecimento verdadeiro não são somente palavras, mesmo que sejam ditas em público, na reunião anual da empresa. De nada adianta o funcionário escutar elogios constantes de seu chefe, se ele olha para o lado e vê o colega - que nunca é elogiado - ganhando mais, ou em um cargo mais importante.

O verdadeiro líder é coerente em suas palavras e atitudes, portanto, quando ele elogia um funcionário por um serviço bem feito, o elogio é sincero e o líder enxerga neste funcionário suas reais capacidades. Quando o funcionário estiver pronto, o verdadeiro líder vai confirmar suas palavras através de aumento salarial ou promoções, fazendo com que o empregado sinta que realmente é valorizado.

RECONHECIMENTO!
Reconhecimento sincero e verdadeiro, através de palavras, gestos e atitudes, é a verdadeira fonte da motivação. Ou, como diria Dale Carnegie: "Seja caloroso em sua aprovação e generoso em seu elogio".

*Sérgio D. Nievola
Administrador formado pela Universidade Federal do Paraná, tendo já trabalhado no setor de treinamento e avaliação de outro órgão público, exerceu diversas funções na Caixa Econômica Federal e atualmente trabalhando na Divisão de Recursos Humanos do Tribunal de Justiça do Estado do Paraná, autor de cursos internos de liderança e co-autor de diversos projetos de busca das competências dos servidores públicos através da valorização e da capacitação e instrutor do Programa 5S no âmbito do Poder Judiciário paranaense.

O segundo lar

Estava navegando no site do CONFERP (Conselho Federal de Profissionais de Relações Públicas), quando vi um artigo muito interessante sobre "Relações Públicas e a mudança
de cultura para o comprometimento". O artigo, escrito pela Relações Públicas Patrícia Zawascki, fala do quanto é importante que os funcionários estejam comprometidos com a empresa, a ponto de não tratar o trabalho como uma obrigação ou então apenas como uma forma de obter renda. Gostaria de compartilhar com vocês uma parte do texto que, para mim, é a base de tudo aquilo que estamos falando durante esse meses no blog:

"Pois quando estão satisfeitos [os funcionários], exercem suas tarefas de trabalho com a visão de quem faz para si próprio, já que a empresa que o estimula a cada dia, deixa de ser apenas um local de troca (trabalho por salário) para se tornar um segundo lar. Quando isso ocorre, podemos dizer que o funcionário está comprometido com a organização e não mais apenas envolvido no processo. O comprometimento possui ligação direta com fatores tais como a missão, valores, metas e objetivos organizacionais, fortalecendo os relacionamentos, e ainda, tornando os funcionários fortes aliados da empresa."

Para citar um exemplo de uma empresa que tenta criar esse ambiente de "segundo lar", vou falar de uma multinacional, extremamente bem sucedida no seu negócio. A Unilever é uma das maiores empresas de bens de consumo do mundo e grande parte do seu sucesso está ligado à importância e ao tratamento que ela dá aos seus colaboradores. A empresa acredita que as pessoas são parte fundamental de sua maneira de conduzir os negócios e, por isso, eles estão no centro de tudo o que fazem. No próprio site da Unilever, está explicito que "Em muitos aspectos, nós consideramos a Unilever uma comunidade em vez de uma organização. Esta comunidade é moldada e liderada por pessoas que operam de maneira criativa dentro de uma estrutura de valores e objetivos de negócio compartilhados."
Esse clima de comunidade é essencial para que o colaborador se sinta parte da organização e se orgulhe de estar claborando para que ela cresça a cada dia.

A motivação de Maslow

Para ser gerente de projeto, sabe-se que as atividades demandam de muito tempo, esforço e dedicação e por esse motivo, às vezes, não se é dada a necessária atenção a um tema muito importante: a motivação da equipe. Focam em resultados, cumprimento de tarefas dentro de um prazo muito curto e acabam se voltando excessivamente para as atividades mais técnicas, para obter resultados mais rápidos. Em especial, esse é um cenário muito comum em projetos onde os gerentes não possuem muita experiência e não sabem a importância de se olhar para as pessoas e não somente para as etapas do projeto.
Para tal existem várias teorias da motivação, contudo uma das mais aplicadas é a de Maslow, psicólogo considerado o pai do humanismo na psicologia. Abraham Maslow desenvolveu uma pirâmide e elencou nela, da base para o topo, as necessidades dos seres humanos, que podem ser separadas em categorias hierarquizadas. Para motivar uma pessoa você deve identificar na pirâmide qual a categoria mais baixa na qual ela tem uma necessidade e suprir esta necessidade antes de pensar em outras categorias mais altas. Por exemplo, antes de focar na necessidade social do ser humano, é preciso atender suas necessidades fisiológicas, que corresponde às necessidades básicas do seres humanos. Sem atendê-las não será possível motivar uma pessoa e mudar seu foco para um nível acima na pirâmide.




As categorias dividas na pirâmide são:

- Necessidades Fisiológicas: São relacionadas às necessidades do organismo, e são a principal prioridade do ser humano. Entre elas estão respirar e se alimentar. Sem estas necessidades supridas, as pessoas sentirão dor e
desconforto e ficarão doentes.

- Necessidades de Segurança: Envolve a estabilidade básica que o ser humano deseja ter. Por exemplo, segurança física (contra a violência), segurança de recursos financeiros, segurança da família e de saúde.

- Necessidades Sociais: Com as duas primeiras categorias supridas, passa-se a ter necessidades relacionadas à atividade social, como amizades, aceitação social, suporte familiar e amor.

- Necessidades de Status e Estima: Todos gostam de ser respeitados e bem vistos. Este é o passo seguinte na hierarquia de necessidades: ser reconhecido como uma pessoa competente e respeitada. Em alguns casos leva a exageros
como arrogância e complexo de superioridade.

- Necessidade de Auto Realização: É uma necessidade instintiva do ser humano. Todos gostam de sentir que estão fazendo o melhor com suas habilidades e superando desafios. As pessoas neste nível de necessidades gostam de resolver problemas, possuem um senso de moralidade e gostam de ajudar aos outros. Suprir esta necessidade equivale a atingir o mais alto potencial da pessoa.

O líder que conhece bem sua equipe saberá identificar quais são as necessidades de cada um e poderá aplicar os meios de motivação adequados. Por exemplo, se uma pessoa está passando por grandes dificuldades financeiras e a estabilidade de sua família está em risco, não adianta tentar motivá-lo dizendo que uma determinada atividade que ele tenha desempenhado com sucesso será publicada em algum veículo da empresa. A motivação dessa pessoa agora seria a segurança em sua vida financeira e não um pequeno destaque em suas atividades corriqueiras.
Ao contrário de uma pessoa que passa por uma crise, um profissional que está no auge de sua carreira e ocupando um alto cargo na organização não será motivado por uma pequena mudança no plano de saúde que envolva alguns benefícios adicionais.
Por esse motivo, os distintos comportamentos e necessidades em uma equipe se tornam um grande desafio para o líder. Ele precisa criar um planejamento adequado aos recursos humanos do projeto, sabendo identificar o que pode trazer os melhores resultados para o trabalho em equipe, conhecer a realidade de cada um e encontrar as formas corretas de motivá-los para a obtenção de resultados.

Motive-se!

Sabemos que nem sempre é fácil buscar motivação para trabalhar. Muitos tentam encontrar motivação no dinheiro ou status, mas motivação deve estar ligada a aspectos que vão além de valores materiais, pois quando você sentir que já tem todos os bens dos quais necessitava, o que irá te motivar?

Quando não estamos motivados viramos as costas para as coisas boas que o trabalho pode nos proporcionar, evitamos o crescimento pessoal e também o crescimento da empresa. É preciso lembrar que em uma organização todas as pessoas tem igual importância e influência. E as atitudes e pensamentos de uma pessoa se refletem em outras e esse conjunto é responsável por configurar a organização.

Estímulos externos não funcionam para se sentir mais motivado. Esses estímulos influenciam apenas seu estado de espírito momentâneo, enquanto a motivação real é muito mais duradoura. Por isso, motivar-se é um processo externo, que envolve valores e anseios que o indivíduo possui dentro de si.

A seguir algumas dicas para encontrar a motivação que você precisa, ou para não deixar que ela morra dentro de você:

Estabeleça novos desafios para você mesmo e tente sempre superar seus resultados. Pense grande e trabalhe para realizar seus planos.

Aja de acordo com seus motivos e valores. Eles são os guias para que você não saia dos trilhos. Quando fazemos coisas com as quais não concordamos, perdemos nossa motivação.

Planeje e desenvolva metas que envolvam a área pessoal e a profissional, busque o equilíbrio entre esses pólos em sua vida.

Pense de maneira positiva e veja o lado bom das coisas. Muitas tarefas que você não gosta de realizar podem acrescentar coisas boas em sua vida. Reflita a positividade em suas atividades e compare seu desempenho.

Promova mudanças em tudo que não lhe agrada, não se acomode. Mude a forma como trata as pessoas, o jeito como realiza suas tarefas. Tente fazer tudo diferente para sair da rotina e agregue todas as mudanças que derem certo.

Enfim, a motivação está dentro de você!

Funcionário satisfeito nem sempre está engajado

Numa economia baseada no conhecimento, nenhuma estratégia de negócio, por mais elaborada que seja, é capaz de alcançar resultados positivos sem uma equipe de trabalho engajada. Nem mesmo o mais avançado sistema tecnológico pode garantir essa ‘liga’. O engajamento, o famoso ‘vestir a camisa da empresa’ , é o estado em que o funcionário se encontra em genuíno envolvimento, vontade de contribuir, permanecer na empresa, e estima elevada por pertencer àquela organização. Cientes da importância desse indicador, as organizações partiram em busca de ferramentas para aferir o nível de engajamento/comprometimento de seus funcionários.

Entretanto, a falta de conhecimento sobre o assunto e o pensamento de que um funcionário ‘satisfeito’ é o mesmo que um funcionário comprometido faz com que as empresas incorram no erro de adotar instrumentos inadequados na hora de medir seu grau de engajamento. O mais comum é a pesquisa de satisfação. “Há um paradigma de que todo colaborador satisfeito está comprometido. Isso não é verdade. O que se sabe é que quanto maior o nível de satisfação da pessoa, maior será ao seu comprometimento com a organização”, explica Cecília Junqueira, diretora da Cecília Junqueira & Consultores.

Segundo ela, uma pesquisa de satisfação mede o contentamento do colaborador em relação a aspectos como cultura, realidade da organização, políticas de RH, modelo de gestão, comunicação, reconhecimento, relacionamento com as pessoas, etc. “O engajamento é resultado não somente da satisfação, mas de uma série de outros fatores”.

Cecília explica que uma pesquisa de engajamento abrange fatores como: comunicação; relacionamento com clientes; função/papel no trabalho; como é realizado o trabalho; objetivos/metas e resultados; clima organizacional e liderança. De acordo com a especialista, uma pesquisa desse gênero traz questionamentos como:

- Se o colaborador sabe o que está acontecendo na organização; se sua área ou departamento comunica o que é importante para a empresa; se ele confia nessa comunicação; se há troca de informações entre as áreas e se ele conhece e acredita no negócio da empresa.

- Se ele tem interações freqüentes com os clientes; se compreende as suas necessidades e mantém foco nelas; se ele pode identificar com facilidade quem são seus clientes e se sua definição de clientes inclui os clientes internos.

- Se ele percebe que seu trabalho é importante e contribui para os resultados da empresa; se ele compreende claramente sua função e tem confiança nas suas competências para realizá-las e se consegue visualizar como seu trabalho se relaciona com o dos outros.

- Se ele tem competências para explorar várias soluções para atender as necessidades surgidas; se ele tem autonomia para realizar seu trabalho e se seus erros são tratados como oportunidade de aprendizado; se ele sente que é ouvido quando tem importante para tratar e se ele não necessita de aprovação do seus superiores para implementar mudanças que julgue necessárias.

- Se sua área ou departamento pode determinar metas e reconhecer qualquer emprenho para atingi-los; se ela (área ou departamento) define objetivos que impactam nos resultados da empresa; se ela reconhece que as melhorias atingidas estão relacionadas ao esforço do colaborador; se existe acompanhamento dos projetos da área e se a área tende a implementar as metas propostas.

- Se há um elevado censo de comunidade em sua área (as pessoas comungam de mesmas crenças, valores e respeitam as diferenças entre elas); se há um bom nível de confiança e respeito em sua área; quando precisa de colaboração de outras áreas é a atendido e se é reconhecido pelas suas contribuições.

- Se seu líder acredita verdadeiramente nos objetivos da área; se ele é comprometido com os resultados; se ele é acessível à equipe de trabalho; se o líder se preocupa em estimular o desenvolvimento profissional do colaborador e se nessa área emergem novos talentos.

O que mais afeta o nível de engajamento de uma organização e o que fazer para manter esse índice em alta?

Na visão de Cecília, atitudes sem ética e a liderança (tratar a equipe com respeito, por exemplo) são os fatores que mais atingem o engajamento dos colaboradores. “Certamente empresas com uma liderança sem competência para exercer tal função, estão perdendo seus talentos e têm uma produtividade abaixo de sua capacidade e um alto passivo trabalhista.” Entre as conseqüências dessa falta de alinhamento Cecília aponta o alto nível de absenteísmo e de colaboradores com doenças psicossomáticas.

Cecília explica que a maioria dos colaboradores engajados busca nas suas empresas satisfação pessoal e profissional. Nesse sentido ela indica algumas ações básicas para obter um ambiente propício ao engajamento. São elas:

1. Promover um ambiente onde os colaboradores possam ter, com clareza, perspectivas de desenvolvimento e crescimento profissional;
   
2. Criar políticas, mecanismos diversificados de reconhecimento dos colaboradores pelo bom trabalho realizado;
   
3. Ter um processo estratégico de atração e seleção de colaboradores interno/externo, que garanta que o colaborador seja a pessoa certa, no lugar certo e na hora certa, considerando os momentos presente e futuro próximo, ou seja, o colaborador de ve ter o seu perfil alinhado a função desempenhada, as responsabilidades atribuídas a ele, a cultura da empresa e, ainda deve ter um perfil de quem está preparado para as mudanças que virão nos próximos anos.
   

Fonte: Canal RH - Revista - Ano 2007 - Nº 58 - junho/2007

10 dicas para melhorar a produtividade

Apesar de todos os aparatos tecnológicos que deveriam, supostamente, otimizar o tempo, continuamos ouvindo as mesmas reclamações sobre a falta de tempo para realizar todas as tarefas cotidianas, principalmente as pessoais.

Os pesquisadores norte americanos Valerie A. Ramey e Neville Francis atribuem essa "falta de tempo" a três fatores:

1. O tempo que as pessoas dedicam aos estudos e ao auto desenvolvimento;
2. As demandas provenientes dos trabalhos domésticos;
3. O deslocamento do trabalho para a casa e vice-versa.

Tais fatores fazem com que os funcionários da empresa se sintam menos produtivos e portanto, menos motivados a exercerem um trabalho melhor. Essa falta de motivação se deve à sensação de tarefas inacabadas ou atrasadas, o que cria a impressão de improdutividade.

No entanto, existem maneiras simples no cotidiano que podem ajudar a otimizar o tempo e, portanto, aumentar a produtividade e a motivação.

10 maneiras de melhorar sua produtividade profissional

1. Entenda a real importância de seu trabalho

Gutemberg cita uma pesquisa realizada por norte-americanos que mostra claramente como a maioria dos profissionais desconhece a importância do trabalho que realiza. De acordo com esse estudo, 56% dos trabalhadores não entendem claramente os principais objetivos da empresa, 73% não pensam que esses objetivos possam ser traduzidos em trabalhos específicos que eles executam e 70% não planejam rotineiramente como apoiar os objetivos e tarefas em seus grupos de trabalho.

Quando não compreendemos os objetivos da companhia nem como ajudar a atingi-los, podemos perder tempo com tarefas desnecessárias ou menos importantes, gerando retrabalhos e, até mesmo, insatisfação, o que, certamente, afeta nossa produtividade. Para evitar que isso aconteça, reflita sobre seu papel dentro da empresa na qual trabalha e, se achar necessário, esclareça com seu chefe quais são suas prioridades de acordo com as expectativas da organização. A partir disso, será mais fácil priorizar suas atividades profissionais e manter sua disposição para trabalhar – próximo item fundamental à produtividade.

2. Mantenha-se motivado

É importante renovar, diariamente, a energia empenhada para atingir os resultados. O primeiro passo é perceber a importância de cada atividade que desenvolve para você e a empresa conquistarem as metas almejadas. Depois, é fundamental compreender que sempre haverá dificuldades e obstáculos e que você precisará passar por eles. Também existirão dias em que será mais difícil suportar as pressões e problemas, porém vale a pena lembrar que, por pior que seja a situação, as coisas sempre se resolvem e voltam ao normal.
Outro ponto importante para nos mantermos motivados é entender que nossa rotina diária exige, muitas vezes, a realização de tarefas das quais não gostamos, mas que são necessárias. Nessas ocasiões, lembre-se de seus objetivos maiores e da importância dessas atividades para alcançar o que deseja. Também procure intercalar as tarefas mais prazerosas com as que você tem menor afinidade, tentando encontrar pontos positivos nelas.

3. Planeje-se de acordo com seu ritmo

Dedique parte de seu tempo para planejar como usá-lo de forma mais produtiva. Muitos especialistas recomendam listar as tarefas diárias de acordo com a prioridade e urgência de cada uma, dividindo-as, por exemplo, em tipo A (importantes e urgentes), B (importantes ou urgentes) e C (atividades que não são importantes nem urgentes).

Muita gente até faz essa diferenciação, mas continua improdutiva – e isso geralmente acontece porque as pessoas se esquecem de levar em consideração seu ritmo diário de trabalho. No livro Como administrar o tempo, da Publifolha, Tim Hindle recomenda que, antes de se programar, deve-se descobrir quais são os momentos de maior e menor produtividade para que se possa planejar as atividades de acordo com o ritmo individual, sempre que possível. Para saber em quais horários é mais produtivo, faça um quadro, crie “notas” entre 5 e -5 para avaliar seu desempenho (o zero representa um nível médio) e represente-as em um. Una as marcas com uma linha para definir seu ciclo de energia.

Como na figura, ao distribuir suas tarefas ao longo do dia, deixe as mais importantes para os momentos em que sua energia física e mental estiver em alta. Já as atividades do tipo C podem ficar para os horários em que ela for mais baixa, e lembre-se de não determinar seu ritmo de trabalho de forma aleatória. Preste atenção durante alguns dias e anote como é seu ritmo para realmente saber quando é mais ou menos produtivo.

4. Gerencie os imprevistos

Em seu livro Superdicas para administrar o tempo e aproveitar melhor a vida, Dulce Magalhães afirma que um erro muito comum ao planejar as tarefas é não deixar um espaço reservado para os imprevistos. “Já sabemos que eles ocorrerão, mas não consideramos, por exemplo, o trânsito, o atraso do filho, a reunião extra no trabalho, e aí nossa agenda apertada e cheia vai por água abaixo”, explica.

A autora sugere que você aprenda a contar com os imprevistos e sempre deixar 25% de seu dia não planejado: “Não se preocupe, nas primeiras vezes, em acertar ou melhorar, mas em diagnosticar”. Ela explica que o ideal é ir detectando, aos poucos, se o tempo reservado está sendo adequado ou não para os imprevistos e fazer as alterações necessárias.

5. Use ferramentas de acordo com seu estilo

Não é novidade para ninguém que agendas, cadernos, computadores de mão ou softwares são fundamentais para melhorar a produtividade. No entanto, muitas pessoas ainda são resistentes em usar essas ferramentas. Normalmente, isso acontece porque erram ao escolher a mais adequada.

Christian Barbosa relata no livro Você, dona do seu tempo alguns dos principais erros cometidos na escolha e uso de uma ferramenta de gerenciamento de tempo:

Ela não servia ao estilo ou não era adequada à pessoa.
O indivíduo não investiu tempo suficiente no aprendizado e utilização dos recursos, por isso não entendeu como funcionava.
Ela não centralizava em um único ponto todas as atividades, o que obrigou a pessoa a recorrer a outras ferramentas.
Era complexa demais e não se harmonizava com o estilo pessoal.
Não era portátil, o que impedia a pessoa de tê-la sempre junto de si.
Então, se ainda não usa uma ferramenta, dedique um tempo para escolhê-la. E, se já tem, reveja-a a fim de saber se ela é adequada ao seu perfil. De acordo com Christian, há o estilo sensorial, que atua melhor quando anota suas atividades, pois prefere tocar em papel e agenda a visualizar seus compromissos na tela. Em geral, pessoas assim não têm muita afinidade com novas tecnologias e seus processos criativos funcionam melhor quando escrevem. Já o estilo high-tech adora tecnologia, gosta de novidades e se perde quando está entre muitos papéis soltos, além disso, prefere pesquisar no computador a folhear agendas ou cadernos. Também existe o estilo misto, que alia as características do sensorial e high-tech. Pessoas com esse perfil gostam, por exemplo, de registrar contatos no computador para facilitar a busca, mas preferem fazer anotações de pautas e ideias em cadernos.

Descubra seu perfil e escolha a melhor ferramenta para criar sua agenda pessoal diária de trabalho. Lembre-se de segui-la com empenho e determinação, cumprindo tudo o que estabelecer.

6. Mantenhas suas coisas organizadas

O aproveitamento do tempo está diretamente relacionado à maneira como organizamos tudo o que utilizamos. Se não tivermos uma forma adequada de guardar os arquivos no computador, certamente perderemos muito tempo procurando um documento. Da mesma forma, caso nossa mesa ou pasta de trabalho estiver bagunçada, gastaremos horas para achar algo.

Então, organize-se! “Para isso, a dica é deixar à mão aquilo que você usa com mais frequência. Na mesa de trabalho, mantenha o que estiver fazendo no momento. Defina a disposição pelo uso: o que mais utiliza deve estar próximo e o que usa menos pode estar mais distante”, explica Dulce. Além disso, ver seus pertences organizados também dá uma sensação maior de alívio e disposição para sua produtividade.

7. Evite interrupções

Qualquer coisa que tire a atenção e o foco do que precisa ser feito, segundo Christian, pode ser considerada interrupção. “Nessa lista, entram celular, e-mails, internet, colegas de trabalho, chefe, amigos e até a família”, afirma. Para não perder seu tempo, evite interrupções seguindo estas dicas:

Aprenda a dizer “não” sempre que necessário – Não seja indelicado. Diga de forma educada que naquele momento não é possível parar o que está fazendo, mas que poderá fazer isso em outro horário, por exemplo.
Avise que não pode ser interrompido – Em determinada hora do dia ou desenvolvimento de uma atividade específica, avise as pessoas com as quais trabalha de que precisa de foco, por isso não poderá sofrer interrupção alguma.
Defina quando pode ser interrompido – Tenha uma lista mental de pessoas que podem, a qualquer momento, pedir sua atenção, como o chefe ou um cliente específico. Assim, será mais fácil filtrar as interrupções.

8. Preze a objetividade

Tempo é um recurso escasso para você, e, com certeza, para a maioria daqueles com quem trabalha. Portanto, procure sempre respeitar o tempo dos outros e, certamente, ajudará a criar uma cultura para que eles também respeitem o seu.

Evite interromper as pessoas quando elas parecerem muito concentradas. Se tiver urgência para falar com alguém, explique sua necessidade e pergunte qual é o melhor horário para conversarem. Se possível, marque reuniões com antecedência e procure ser objetivo tanto nelas como nos e-mails, relatórios, conversas e telefonemas. Pense sempre nas informações importantes para tratar, foque seu discurso nisso e evite enviar e-mails e relatórios desnecessários.

9. Cuide de sua saúde

A maneira como cuidamos da saúde pode interferir diretamente em nossa produtividade. Afinal, não é fácil trabalhar sentindo dor, após uma noite mal dormida ou sem se alimentar adequadamente. Portanto, o que muitas vezes parece atrapalhar nosso planejamento, como ir ao médico, fazer refeições com qualidade, etc., na verdade, pode nos ajudar a produzir mais e melhor.

Então, marque agora mesmo aquela consulta que está adiando, pois, certamente, essas duas ou três horas que investirá cuidando de sua saúde se refletirão em bem-estar e, consequentemente, no desenvolvimento de suas tarefas. Também procure manter uma alimentação saudável, pois, muitas vezes, as pessoas deixam de almoçar para ganhar uma hora a mais, tempo que gastam no almoço, sem perceber que perdem mais tempo “beliscando” algum alimento em diversos momentos do dia e, até mesmo, precisando ir ao médico posteriormente em função de uma alimentação incorreta.

10. Aproveite o tempo livre
Gutemberg explica que profissionais não muito produtivos costumam respirar angústia não apenas no ambiente de trabalho como também no familiar: “Estão sempre sobrecarregados com coisas que não conseguem realizar, o que deteriora sua qualidade de vida, imagem e carreira”. Procure evitar isso melhorando sua produtividade profissional com todas as dicas citadas e outras que você já conhece ou utiliza.

E, quando não estiver trabalhando, aproveite da melhor maneira possível seu tempo livre. “A administração eficiente do tempo envolve mais que a organização de suas atribuições. Se não fizer intervalos regulares para ‘recarregar as baterias’, o cansaço será inevitável”, avisa Tim. Conviva com seus familiares e amigos, pratique esportes, viaje, leia ou simplesmente fique sem fazer nada, apenas descansando, mas realize atividades que renovem seu ânimo, ajudem a melhorar seu bem-estar e o façam se sentir feliz. Com certeza, isso ajudará você a melhorar sua produtividade profissional, o que refletirá positivamente em sua vida pessoal e vice-versa!